Cách thức tổ chức hội chợ triển lãm

Hội chợ triển lãm là sự kiện có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp với mục đích xúc tiến thương mại và bán hàng gia tăng doanh thu. Để tổ chức thành công sự kiện quy mô này đòi hỏi rất nhiều yếu tố, từ kinh nghiệm xin cấp phép đến việc lên kế hoạch một cách chi tiết, khoa học…

Trước sự kiện

Các công việc cần thực hiện trước khi sự kiện diễn ra gồm có:

Lên ý tưởng, xây dựng nội dung của sự kiện

Tổ chức hội chợ triển lãm muốn thành công thì trước tiên, doanh nghiệp cần xác định được thông điệp muốn truyền tải đến khách hàng. Từ đó lên ý tưởng sao cho mới mẻ, độc đáo thể hiện trọn vẹn thông điệp đó. Đây sẽ là nội dung cốt lõi xuyên suốt từ đầu đến cuối chương trình.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Về thời gian, thông thường các sự kiện hội chợ triển lãm sẽ được tổ chức vào ngày cuối tuần vì khoảng thời gian này sẽ thu hút đông đảo khách tham gia. Về địa điểm thì sẽ tùy theo quy mô và mục đích mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những lựa chọn khác nhau. Nhưng tổng quan là sự kiện sẽ được thực hiện tại những nơi  có không gian rộng rãi, thoáng đãng, nằm ở vị trí trung tâm, đi lại thuận tiện và đông dân cư.  

Xác định quy mô tham dự  

Sẽ có rất nhiều doanh nghiệp cùng tham dự một sự kiện hội chợ triển lãm. Trong đó, các doanh nghiệp sẽ cung cấp các sản phẩm, dịch vụ nổi bật của mình để giới thiệu đến khách tham quan, nhằm tăng độ nhận diện thương hiệu. Số lượng doanh nghiệp tham dự này sẽ được quy định dựa trên tính chất và mục đích của mỗi sự kiện.   

Hoạch định ngân sách, lập kế hoạch  

Sau khi đã xác định ý tưởng, nội dung và quy mô tham gia, đơn vị tổ chức cần tiến hành hoạch định ngân sách để từ đó xây dựng kế hoạch phù hợp. Bên cạnh đó, đơn vị tổ chức cũng cần có khoản ngân sách dự trù cho những trường hợp phát sinh để tránh tránh rủi ro với các đầu mục công việc và kinh phí cụ thể.   

Xin giấy phép tổ chức  

Để được tổ chức hội chợ triển lãm, doanh nghiệp cần xin giấy phép theo quy định chung. Thủ tục này giúp các cơ quan chức năng kiểm soát chặt chẽ hoạt động của doanh nghiệp, tránh trường hợp vi phạm pháp luật hoặc có tác động tiêu cực tới cộng đồng. Bên cạnh đó, đơn vị tổ chức được cấp phép cũng được bảo lãnh về quyền tác giả, tránh trường hợp bị ăn cắp chất xám hay vướng vào kiện tụng.  

Chuẩn bị hậu cần  

Đây là một trong những bước quan trọng nhất quyết định đến sự thành công của hội chợ triển lãm. Công tác chuẩn bị này bao gồm rất nhiều hạng mục như: thiết kế, thi công gian hàng triển lãm, setup thiết bị triển lãm, sản phẩm trưng bày, bố trí nhân sự phù hợp…